La clave para evitar desastres en la implementación de un ERP está en la gestión del cambio

Isabel Pomar, CEO de Datisa

España (EUROPA) - Según las cifras que maneja la firma especializada en el desarrollo y comercialización de ERP para Pymes, Datisa, son muchas las organizaciones que están cambiando sus aplicativos desfasados, por modernas plataformas de gestión ERP. Con el cambio buscan automatizar sus procesos y eficientar su gestión para acometer los retos que plantean los nuevos escenarios.

•  La gestión del cambio va mucho más allá de la capacitación. Hay que preparar a la organización para el cambio en varios niveles  

Todos estos procesos de modernización requieren de un enfoque preciso en la gestión del cambio. No se trata solo, como asegura Isabel Pomar, CEO de Datisa, de cambiar de una solución tecnológica a otra. Hay que acompañar la transformación con un modelo de gestión del cambio que se adapte a la naturaleza y necesidades de cada organización. "Y, esa tarea es también responsabilidad de los proveedores, como socios tecnológicos que somos".

La diferencia sustancial entre las soluciones antiguas y las actuales, desarrolladas a base de tecnologías de última generación y que se actualizan regularmente, exige, por un lado, un nivel de formación mayor y, por otro, un diseño de planes estratégicos para vencer la resistencia al cambio que sean, de verdad, eficientes.

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Isabel Pomar insiste en que "hay que suavizar la curva de aprendizaje para impulsar el éxito de la implementación tecnológica. En Datisa, impartimos continuamente cursos y seminarios enfocados a la transferencia de un mejor conocimiento sobre la solución a nuestros usuarios. Y, además, configuramos diferentes contenidos didácticos para que puedan ampliar información sobre aspectos concretos del ERP".

Lo que está claro, insisten desde Datisa es que las pequeñas y medianas empresas que apuesten por la implementación de un nuevo sistema de gestión de recursos empresariales deben reservar una partida presupuestaria -también tiempo y otros recursos- para acometer los gastos adicionales relacionados con la gestión del cambio. Y parte de esos gastos adicionales deberán enfocarse en la formación.

Sin embargo, la gestión del cambio va mucho más allá de la capacitación. Hay que preparar a la organización para el cambio en varios niveles. Y, hacerlo, antes de que se active la nueva plataforma para evitar interrupciones de servicio o la prestación de un servicio deficiente.

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Por un lado, la formación de la que ya se ha hablado. Pero, esta formación no solo incluye el conocimiento sobre cómo funcionará la nueva solución, sino que deberá impactar también sobre la comunicación de los beneficios que aportará el cambio. Y, por otro lado, hay que penetrar en la propia cultura del negocio y hacer que todos los implicados acepten el cambio e, incluso, lo demanden. Hay que mantener una comunicación fluida y constante para mantener el interés de toda la organización; evitar o neutralizar pensamientos y actitudes pesimistas que dificultarían la transición y el compromiso de los empleados, poniendo el riesgo el proyecto; y hay que evitar las sorpresas, es decir, implementar los cambios conforme a un plan estratégico.

En definitiva, cuando las organizaciones abordan la actualización de sus plataformas ERP, la gestión del cambio es esencial para impulsar el éxito. Desde Datisa se insiste en que nunca se debe subestimar el trabajo ni la cantidad de personas que se deben consultar y formar a medida que el proyecto avanza. Y, en todo caso, siempre es recomendable avanzar acompañado de proveedores tecnológicos que actúen como socios durante el proceso de cambio.