ROIPRESS / ESPAÑA / EUROPA - La COVID-19 ha puesto de manifiesto una predisposición hacia la experiencia digital que ya empezaba a adivinarse en el ecosistema Pyme. En términos generales, las pequeñas y medianas empresas han respondido con acierto a la obligación de cambiar su dinámica en tiempo récord cuando las condiciones sanitarias lo han exigido. Lo que explican desde Datisa es la necesidad de que ese cambio -hecho sobre la marcha- se afiance sobre procesos de transformación más sistemáticos y profundos.
Para hacerlo, la compañía especializada en el desarrollo y comercialización de ERP para pymes propone algunas pautas que ayudarán a las pequeñas y medianas empresas a ser más digitales.
• OFICINA SIN PAPELES. La digitalización real pasa por una oficina sin papeles. Para ello se necesita un ERP capaz de generar y almacenar todo tipo de documentación digital -presupuestos, albaranes, listados, facturas, …- y, adjuntarlos automáticamente al correo electrónico. Un ERP permite, además, almacenar otros documentos adicionales que también deben estar digitalizados -contratos, condiciones de entrega, formas de pago, …- para que puedan adjuntarse en un solo click.
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• FACTURACIÓN ELECTRÓNICA. El proceso de generación de facturas en Datisa es automático y permite el envío masivo por email, con asunto y cuerpo de correo predefinidos y, adjuntar el PDF de la factura al registro funcional de la misma.
• PAGO A PROVEEDORES Y EMPLEADOS DESDE CUALQUIER LUGAR. El ERP de Datisa permite la generación de ficheros de pago con un solo click, proporciona trazabilidad documental y facilita la resolución de cualquier duda que pueda surgir sobre pagos u operaciones concretas, consultando albaranes, presupuestos, pedidos, facturas, notas, etc. sin necesidad de recurrir a ningún papel, ni de buscar en ninguna carpeta. Es decir, facilita los pagos en remoto, de manera sencilla, rápida y segura.
• CONTROL Y SUPERVISIÓN DEL TRABAJO. Es importante establecer mecanismos de supervisión para tomar decisiones inteligentes. Por ejemplo, para el entorno financiero puede resultar clave poder consultar todos los asientos contables, supervisarlos o modificarlos, incluso, en remoto. Tener la información sobre quién da de alta los asientos, quién los modifica y cuándo, también facilita la gestión de los procesos y proporciona un nivel de seguridad más alto.
• TRABAJO EN REMOTO. La conexión al software en remoto debe ser lo más sencilla y segura posible. El ERP de Datisa permite trabajar en remoto solo con una conexión a Internet, sin necesidad de más infraestructura ni redes virtuales, algo especialmente relevante para trabajadores que viajan mucho, que cambian de centro de trabajo con frecuencia o que practican el homeworking.
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• MODELOS DE PAGO POR USO. Contratar un servicio de hosting o una licencia SaaS evita la dependencia del servidor local, las revisiones, el mantenimiento, las copias de seguridad, o las actualizaciones, nuevas versiones o monitorización de la BBDD. Toda esa responsabilidad se traspasa al proveedor del software. El ERP de Datisa permite aumentar o disminuir funcionalidades y uso con máxima flexibilidad para adaptar los costes a las necesidades del momento y, por supuesto, generar, por ejemplo, copias de seguridad en remoto.
• GESTIÓN MULTIEMPRESA. La digitalización es clave para ahorrar tiempo y dinero en la gestión de grupos empresariales o si se necesita gestionar varias organizaciones. En este sentido, los sistemas de gestión de dominios son clave para permitir la conexión desde un mismo icono a diferentes dominios (empresas) y la definición de permisos y roles para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información.
• GESTIÓN DE AVISOS. La comunicación es siempre crucial. Pero, si hablamos de volúmenes de negocio considerables y de teletrabajo, la necesidad de estar conectados con el resto del equipo es aún mayor. En este sentido, la generación de avisos automáticos permite que todos estén al tanto de la evolución de los trabajos. El ERP de Datisa permite configurar avisos para acciones concretas: alta de pedidos de clientes, alta de nuevos clientes, plazos de entrega, vencimientos de cobro, …
• ENVÍOS DE SII AUTOMATIZADOS. Algunas empresas están obligadas a implantar el Suministro Inmediato de Información (un sistema de gestión e IVA electrónico que obliga a informar electrónicamente de facturas expedidas y recibidas con 4 días). Lógicamente es necesario tener un sistema lo más automatizado y seguro posible. El ERP de Datisa permite automatizar el envío de SII, sin necesidad de pasar la oficina.
Descárgate gratis la Guía del Teletrabajo 2020 de Datisa donde encontrarás estas y otras muchas recomendaciones para impulsar la digitalización de las pymes.
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